I. Einrichtungshinweise

Dein Online-Zugang zum „DATEV Unternehmen online“-Portal wurde durch uns bereits eingerichtet. Du musst jetzt nur noch den Zugang zum Portal herstellen, damit wir dieses für den Belegaustausch nutzen können. Für den Zugang zum digitalen Portal sind zwei Schritte erforderlich:

• Schritt 1: Lade die App „DATEV SmartLogin“ aus deinem App-Store herunter (für Android oder iOS).

• Schritt 2: Du benötigst in diesem Schritt nun die Registrierungsdaten, die wir dir per E-Mail bereitgestellt haben. Richte damit die „DATEV SmartLogin“-App wie hier beschrieben ein: https://www.datev.de/info-db/1080654. Alternativ kannst du die einzelnen Schritte auch im folgenden YouTube-Video nachvollziehen.

II. Umfang und Sortierung der Belege

Du bist jetzt bereit, die ersten Belege hochzuladen. Deine Buchhaltung richtet sich nach der sog. OPOS-Methode. D.h. du lädst für jeden Monat alle Belege hoch, die du in diesem erhalten (bspw. Eingangsrechnungen) oder ausgestellt hast (bspw. Ausgangsrechnungen).

Beispiel: Für Januar 2022 lädst du alle Belege hoch, die du zwischen dem 01.01.2022 und dem 31.01.2022 erhalten und gestellt hast, auch wenn das Belegdatum z.B. der 31.12.2021 ist.

Bitte sortiere deine Belege in die folgenden Kategorien ein, da auch DATEV Unternehmen online auf diese Kategorien aufbaut:

Kategorie	Inhalt
Rechnungseingang	Rechnungen, die du bekommen hast (Achtung: Bar oder privat gezahlte Belege gehören hier nicht hin!)
Rechnungsausgang	Rechnungen, die du gestellt hast
Kasse	nur falls du eine Kasse führst, die bar bezahlten Belege / Geldeingänge
Sonstige	Löhne und Gehälter, Reisekosten und Auslagen etc.

Individuelle Belegkategorien sind möglich, im Regelfall aber nicht erforderlich. Wenn du dies für sinnvoll hältst, melde dich bei uns. Wir empfehlen dir, deine Belege schon in einer individuellen Ordner-Struktur auf deinem PC zu sortieren. Eine Empfehlung findest du hier: Buchführungsoptimierung & unsere Arbeitsgrundsätze.

III. Upload-Knigge

Knigge #1: Mache dich mit dem Funktionsumfang des Portals vertraut

• Portal: https://www.datev.de/web/de/mydatev/online-anwendungen/datev-unternehmen-online/
• Anleitung: https://apps.datev.de/help-center/products/datev-unternehmen-online

Knigge #2: Mache dich mit den Upload-Wegen vertraut

Möglichkeit 1: Belege per Browser hochladen mit DATEV upload online.

Möglichkeit 2: Belege per Desktop-Software DATEV Belegtransfer hochladen.

Möglichkeit 3: Belege per E-Mail hochladen.

Möglichkeit 4: Smartphone-App „DATEV Upload mobil” aus App-Store herunterladen, aktivieren und damit Belege hochladen (Anleitung).

Knigge #3: Ordne den Belegtyp der richtigen Kategorie zu

Knigge #4: Lade mehrseitige Belege vollständig und als ein Dokument hoch / Lade mehrere Belege getrennt und nicht als ein Dokument hoch

Solltest du aus Versehen mehrseitige Dokumente getrennt oder mehrere Belege als ein Dokument hochgeladen haben, kannst du diese nachträglich noch im Portal bearbeiten (Anleitung):

Knigge #5: Kontrolliere den Beleg-Upload und lösche falsche / doppelte Dokumente

Öffnen Sie die Belegübersicht und markieren Sie den Beleg, klicken Sie dann auf oder ziehen Sie die Maus auf den markierten Beleg und wählen Sie per Rechtsklick den Papierkorb aus.

Knigge #6: Hefte an jede Bankbuchung einen Beleg, wenn du keinen vollständigen Beleg-Upload sicherstellen kannst

Solange du uns deine Belege vollständig bereitstellst, ist es nicht nötig, dass du deine Belege an die Bankbuchung in Bank online heftest. Solltest du jedoch Schwierigkeiten haben, den Überblick zu behalten oder sollte es wiederholt vorkommen, dass wir wesentliche Belege nachfordern müssen, musst du zur Selbstkontrolle jeden Beleg an die Bankbuchung heften, wie im folgenden Video gezeigt (bitte Einrichtung nicht vergessen, s. dazu das zweite Video):

Wie du das Bankkonto anlegst und einrichtest, siehst du hier:

Knigge #7: Lade deine Belege immer bis zum 22. des Folgemonats deiner Buchführungsperiode (Monat oder Quartal) hoch

I. Buchführungsprozesse optimieren und Geld sparen

In unserem Kanzlei-Alltag beobachten wir, dass sich immer wieder die gleichen vermeidbaren Buchführungsfehler durch den Mandanten einschleichen. Werden diese nicht beseitigt und passieren diese immer wieder, können schnell teure Folgekosten entstehen. Wir geben dir praktische Tipps, um unnötige Buchführungshonorare und Steuerzahlungen zu vermeiden. Bitte beachte, dass wir damit auch unserer Hinweispflicht nachkommen und davon ausgehen, dass du diese Steuernachteile in Kauf nimmst, wenn diese in deinem Betrieb wiederholt vorkommen. Sprich uns an, damit wir dich unterstützen können.

Wichtig: Buchführungsbelege müssen bei uns immer spätestens bis zum 22. des Folge-Monats der Buchführungsperiode eingereicht werden, wenn eine Umsatzsteuer-Voranmeldung erforderlich ist. Dauerfristverlängerungen sind bei uns Pflicht. Werden Buchführungsbelege zu spät eingereicht, zieht das einen Honorar-Zuschlag von 20% nach sich. Ebenso fällt ein Honorar-Zuschlag von 20% an, wenn unsere Vorgaben zur Beleg-Einreichung wiederholt nicht eingehalten werden. Dies ist ganz einfach vermeidbar.

II. Privates vom Betrieb trennen

Knigge #1: Geschäftskonto eröffnen und Privatkonto vermeiden

Wer als Einzelunternehmer oder Personengesellschaft kein geschäftliches Bankkonto hat und stattdessen sein privates Bankkonto für geschäftliche Zwecke nutzt, muss damit rechnen, dass bspw. in einer Betriebsprüfung auch einmal die privaten Bankkontoauszüge angefordert werden. Können diese dann nicht vorgelegt werden, ist das ein Faktor, der auch einmal Hinzuschätzungen durch den Prüfer begünstigt. Unabhängig davon würde das Finanzamt Einblicke in deine sensiblen Privatangelegenheiten erhalten.

Wird bei einer Kapitalgesellschaft vom Gesellschafter ein privates Bankkonto genutzt, ohne vorher eine Vereinbarung mit seiner Gesellschaft zu treffen, werden regelmäßig sog. verdeckte Gewinnausschüttungen und Einlagen provoziert, was unbedingt vermieden werden sollte. Hierfür verweisen wir auf unseren Blog-Beitrag Steuern für Kapitalgesellschaften.

Warnung: Bitte nimm von den kostenfreien Geschäftskonten Abstand, da hier nicht alle erforderlichen Funktionalitäten für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit uns sichergestellt sind (vgl. Knigge #5 unten). Insbesondere Neo-Banken wie Penta oder die Solarisbank erlauben keine DATEV-Anbindung mit dem Kontoauszugsmanager! [Stand: 16.11.2022] Hier kann es sein, dass wir Umwege gehen müssen, die für dich höhere Honorare auslösen.

Knigge #2: Privatnutzung von Gegenständen des Betriebsvermögens + Betriebsnutzung von Gegenständen des Privatvermögens überwachen und uns mitteilen (insb. PKW, Handy, Tablets, PCs etc.)

Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften ist die Grenze zwischen Betriebs- und Privatvermögen fließend. D.h. abhängig vom Grad der betrieblichen oder privaten Nutzung eines Gegenstands im Gesamtjahr, ist dieser gänzlich dem Betriebs- oder dem Privatvermögen zuzuordnen und damit in Anbetracht eines Betriebsausgabenabzugs unterschiedlich zu behandeln. Es werden folgende Konstellationen unterschieden:

• >50% betriebliche Nutzung = Betriebsvermögen,
• <10% betriebliche Nutzung = Privatvermögen,
• 10-50% betriebliche Nutzung = Wahlrecht zwischen Betriebs- und Privatvermögen.

Die Zuordnung zum Betriebs- oder Privatvermögen kann im Einzelfall komplizierte Besteuerungsfragen auslösen. Diese sollte man besser umgehen, wenn man die Möglichkeit hat.

Wichtig: Deshalb teile deinem Steuerberater immer mit, welche betrieblichen Gegenstände du auch privat nutzt und welche privaten Gegenstände du auch betrieblich nutzt. Nur so kann er die richtigen Konsequenzen ziehen. Teilst du uns nichts mit, müssen wir auf gesetzliche Vermutungsregelungen oder allgemeine Erfahrungswerte zurückgreifen. Es liegt deshalb in deiner Verantwortung, uns abweichende Konstellationen proaktiv mitzuteilen. Folgende gesetzlichen Vermutungsregelungen und allgemeinen Erfahrungswerte werden in diesen Fällen als korrekt unterstellt:

PKW: Du nutzt deinen Betriebs-PKW zu >50% für deinen Betrieb und nutzt diesen ab und zu auch für Privatfahrten. In diesem Fall versteuerst du die Privatnutzung mit 1% des Bruttolistenpreises und dein Privatanteil unterliegt ggf. auch der Umsatzsteuer.

Betriebliche Gegenstände, die erfahrungsgemäß privat genutzt werden: Das betrifft insbesondere Handys inkl. Handyrechnungen, PCs, Tablets etc. Hier wird eine Privatnutzung von 30% unterstellt, die ggf. auch der Umsatzsteuer unterliegt.

III. Betriebsausgabenabzug sichern

Steuerpflichtige können betrieblich veranlasste Ausgaben grundsätzlich in Abzug bringen. Anders verhält es sich mit Kosten der privaten Lebensführung. Wie jeder weiß, sind diese steuerlich nicht abzugsfähig, § 12 Nr. 1 EStG.

Wer ein Geschäftskonto führt und darüber seine Zahlungen abwickelt, unterstützt damit erst einmal die Vermutung, dass alle Auszahlungen auch tatsächlich betrieblich veranlasst und damit steuerlich abzugsfähig sind. Werden über dieses Konto nun auch Privatausgaben getätigt, ist dieser Grundsatz nicht aufrechtzuerhalten. Bei Aufwendungen, die im Zweifel sowohl privat oder auch betrieblich veranlasst sein könnten, wird nun jeder Finanzbeamte bzw. die Betriebsprüfung eher eine private Veranlassung annehmen und die steuerliche Abzugsfähigkeit in Frage stellen.

Werden auf einem Geschäftskonto Betriebs- und Privatausgaben verbucht, so ist folgendes zu beachten:

Knigge #3: Kennzeichnung der betrieblichen Veranlassung

Beispiel: Ein Unternehmer nutzt sein geschäftliches Bankkonto, um darüber auch private Lebensmitteleinkäufe zu bezahlen. Als er wieder einmal bei Aldi Getränke und Gebäck einkauft, diesmal allerdings als Aufmerksamkeiten für seine Geschäftskunden, wird auch jeder unvoreingenommene Dritte davon ausgehen, dass es sich auch diesmal wieder um eine Privatausgabe handelt.

Wichtig: Du musst den Beleg besonders kennzeichnen und damit dokumentieren, dass es sich um eine betrieblich veranlasste Ausgabe handelt. Fehlt diese Kennzeichnung, können wir den Beleg nicht als Betriebsausgabe buchen, also nicht steuerlich absetzen.

Knigge #4: Reisekosten, Bewirtungskosten und andere Auslagen ordnungsgemäß nachweisen

Reise- und Bewirtungskosten sind ein ständiger Streitpunkt in Betriebsprüfungen. Solche Kosten können von uns daher nur als Betriebsausgaben in der Finanzbuchführung verbucht werden, sofern die gesetzlichen Anforderungen an einen ordnungsgemäßen Nachweis von dir erfüllt werden.

Praxistipp Reisekosten und Auslagen: Für den Nachweis von Reisekosten sowie Auslagen empfehlen wir dir, ein Online-Reisekostentool (bspw. Onexma oder Belegmeister) zu nutzen. So stellst du sicher, dass die notwendigen Angaben zur Anerkennung des Betriebsausgabenabzugs von Reisekosten ordnungsgemäß nachgewiesen werden. Nebenbei lassen sich mit Online-Tools auch Verpflegungsmehraufwendungen kinderleicht berechnen, wodurch du eine Menge Steuern sparen kannst. Zusätzlich unterstützen diese Tools dich in der Organisation deiner betrieblichen Abläufe. Alternativ findest du hier auch eine Excel-Vorlage für die Reisekostenabrechnung, wenn nur selten Reisekosten anfallen.

Praxistipp Bewirtungskosten: Für den Nachweis von Bewirtungskosten gelten besondere Aufzeichnungspflichten. Es sind schriftliche Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie der Höhe der Aufwendungen zu machen. Bei der Bewirtung in einer Gaststätte genügt es daher neben der beizufügenden Rechnung („Must-Have“, unbedingt immer aufbewahren und einreichen!), Angaben zu dem Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung festzuhalten. Dies erfolgt i.d.R. auf einem von der bewirtenden Gaststätte ausgestellten Bewirtungsbeleg. Alternativ hierzu kannst du auch einen Eigenbeleg erstellen und diesen der Rechnung des Gastwirtes beifügen. Eine Vorlage findest du hier.

Wichtig – Belegbereitstellung: Bitte reiche zu jeder betrieblich veranlassten Reise eine gesonderte Reisekostenabrechnung nach den o.g. Grundsätzen zusammen mit den gesammelten Rechnungen in einer einzelnen, komprimierten Datei ein. Dies gilt nicht, wenn du ein Online-Reisekostentool nutzt. In diesen Fällen musst du uns entsprechende Zugriffsrechte darauf einräumen. Bitte reiche uns außerdem zu jeder betrieblich veranlassten Bewirtung den ausgefüllten Bewirtungsbeleg oder die Rechnung des Gastwirtes samt Eigenbeleg in einer einzelnen, komprimierten Datei ein. Dies gilt ebenfalls nicht, wenn du für Auslagen ein Online-Reisekostentool nutzt.

Wichtig: Bewirtungen zwischen Arbeitnehmern sind im Regelfall voll abzugsfähig, wenn die betriebliche Veranlassung nachgewiesen wird. D.h. vermerke bitte auf dem Beleg, für welchen betrieblichen Anlass die Verpflegung erfolgte. Einen Bewirtungsbeleg stellst du in diesen Fällen nicht aus.

Knigge #5: Privatbuchungen auf dem Geschäftskonto vermeiden

Es gilt, wer über ein Geschäftskonto privat veranlasste Zahlungen tätigt, muss in der Buchführung für jede Zahlung eine Zuordnungsentscheidung zum privaten oder betrieblichen Bereich vornehmen. D.h. der Steuerberater muss auch private Zahlungen buchen, was mehr Zeit und vor allem Geld kostet. Wird im Extremfall die private Lebensführung mitgebucht, steigt auch das Buchführungshonorar signifikant.

Praxistipp für Personengesellschaften – Unternehmerlohn auszahlen: Privatbuchungen auf dem Geschäftskonto sollten vermieden werden. Damit jeder Unternehmer trotzdem genug Geld für seinen privaten Lebensunterhalt hat, sollte er sich monatlich einen festen Betrag als „Unternehmerlohn“ auf ein Privatkonto auszahlen lassen, um von diesem seinen Privatunterhalt zu bestreiten.

Praxistipp für Kapitalgesellschaften – Kontokorrentvereinbarung abschließen: Wer als Gesellschafter seine GmbH oder UG als „Hausbank“ nutzt und darüber seine privaten Zahlungen abwickelt, provoziert zwangsläufig verdeckte Gewinnausschüttungen, die er privat als Kapitaleinkünfte versteuern muss. Ein Ausweg ist eine Kontokorrentvereinbarung, d.h. ein wechselseitiger Darlehensvertrag zwischen der Gesellschaft und dem Gesellschafter, wodurch für solche Fälle schon im Voraus eine Rückzahlungspflicht und eine Verzinsung vereinbart werden. Sprechen Sie uns aktiv darauf an.

Knigge #6: Eigenbeleg erstellen, wenn Belege fehlen

Für fehlende Belege ist kein Betriebsausgabenabzug möglich. Es ist daher deine Verantwortung, uns Belege vollständig bereitzustellen, wenn du einen Betriebsausgabenabzug sicherstellen, also Steuernachteile vermeiden willst. Fehlende Belege werden von uns stets nur ein einziges Mal nachgefordert. Liefere uns diese Belege also bitte umgehend nach oder teile uns mit, ob diese nachgeliefert werden. Andernfalls reiche uns bitte proaktiv und ohne Hinweis unsererseits einen Eigenbeleg ein (in diesem Fall ist kein Vorsteuerabzug möglich, aber ein Betriebsausgabenabzug). Eine Vorlage findest du hier:

Wichtig: Werden fehlende Belege nach der ersten Aufforderung nicht nachgeliefert, werden entsprechende Zahlungen kommentarlos als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben bzw. Privatentnahmen gebucht. Dieses Vorgehen ist erforderlich, da eine wiederholte Nachfrage von unserer Seite erst dann erforderlich würde, wenn deine Belegorganisation nicht optimal wäre. Dies liegt jedoch in deiner Verantwortung und kann von uns ohne kostenpflichtiges Zusatz-Coaching nicht beeinflusst werden, insbesondere wollen wir dir Zusatz-Honorare ersparen.

IV. Optimale Aufbereitung der Buchführung

Knigge #7: Tools für die Belegorganisation und vollständige Belegeinreichung

Strukturiere deine Prozesse rund um die Finanzbuchhaltung und deine Belegorganisation. Dies ermöglicht dir jederzeit, den Überblick über deine Rechnungen und Belege je Buchungsperiode zu behalten. Du minderst so das Risiko von Doppel- bzw. Nichterfassungen. Beispiel:

• Richte dir für die Belegablage eine digitale Ordnerstruktur ein, aus der ersichtlich wird, welche Belege bei uns bereits eingereicht wurden bzw. noch einzureichen sind.

• Benenne die Eingangs- und Ausgangsrechnungen nach vorgegebenem Muster, um eine chronologische Auflistung sicherzustellen:

• Belegdatum + Eindeutige Bezeichnung
  • JJJJ[Leerzeichen]MM[Leerzeichen]TT[Leerzeichen]Eindeutige Bezeichnung
  • z.B.: 2022 08 15 Bewirtung

• Belege müssen vollständig sein! Vollständig heißt, dass uns alle Belege, die innerhalb der Buchführungsperiode (Monat oder Quartal) eingegangen, ausgegangen und gezahlt worden sind, zur Verfügung gestellt werden. Gleiche hierzu die Kontoauszüge mit den gesammelten Belegen ab und / oder nutze digitale Tools, die dich dabei unterstützen, bspw.
  • GetMyInvoices importiert digitale Eingangsrechnungen automatisch aus deinen Online-Portalen (z.B. für Internet, Telefon, Online-Shops) und lässt eine zentrale Verwaltung zu. Derzeit werden über 10.000 Portale unterstützt.
  • CAYA scannt deine analoge Papier-Post und digitalisiert so deine Posteingänge. Spare dir deine Arbeitskraft für Scans und richte automatische Workflows nach DATEV Unternehmen online ein, um deine Belege schnell zu organisieren.

Knigge #8: Räume uns einen Steuerberater-Zugang zu Lexoffice, Sevdesk und anderen Vorsystemen ein

Wenn du ein Vorsystem nutzt bzw. bisher genutzt hast, um deine Belege zentral zu verwalten und Rechnungen zu schreiben oder Lohnabrechnungen zu erstellen, teile diesen Zugang bitte mit uns. Das vermeidet oft Rückfragen unsererseits und entlastet dich und uns bei unserer Zusammenarbeit, bspw. wenn du einmal vergisst, uns eine Eingangsrechnung bereitzustellen:

• Anleitung Lexoffice,
• Anleitung sevDesk.

Knigge #9: Kontoauszugsmanager einrichten

Damit die Kontoauszüge Ihres Geschäftskontos nicht ständig angefragt werden müssen, ist die Verwendung des Kontoauszugsmanagers zur elektronischen Bankkontoabfrage bei uns Pflicht. Komme also bitte bei Kontowechseln oder Kontoeröffnungen rechtzeitig auf uns zu. Wir unterstützen dich kostenfrei bei der kompletten Einrichtung, von der Systemanbindung bis zur erstmaligen Abfrage.

Knigge #10: Rückfragen beantworten und Chancen nutzen

Sofern uns im Rahmen der Bearbeitung der Finanzbuchhaltung weitere Optimierungspotentiale auffallen, wenden wir uns im jeweiligen Einzelfall direkt an dich, um ein weiteres Vorgehen gemeinsam abzustimmen. Begreife das als Chance, denn eine Finanzbuchführung, die im Einklang mit den handels- und steuerrechtlichen Anforderungen steht, ist die Ausgangsgrundlage für bestmögliche Ergebnisse. Denn du vermeidest Steuernachzahlungen, was der Grundbaustein einer guten Steuerstrategie ist. Ferner vermeidest du Zusatzkosten durch unser Honorar.