DATEV Unternehmen online
I. Einrichtungshinweise
Dein Online-Zugang zum „DATEV Unternehmen online“-Portal wurde durch uns bereits eingerichtet. Du musst jetzt nur noch den Zugang zum Portal herstellen, damit wir dieses für den Belegaustausch nutzen können. Für den Zugang zum digitalen Portal sind zwei Schritte erforderlich:
- Schritt 2: Du benötigst in diesem Schritt nun die Registrierungsdaten, die wir dir per E-Mail bereitgestellt haben. Richte damit die „DATEV SmartLogin“-App wie hier beschrieben ein: https://www.datev.de/info-db/1080654. Alternativ kannst du die einzelnen Schritte auch im folgenden YouTube-Video nachvollziehen.
II. Umfang und Sortierung der Belege
Du bist jetzt bereit, die ersten Belege hochzuladen. Deine Buchhaltung richtet sich nach der sog. OPOS-Methode. D.h. du lädst für jeden Monat alle Belege hoch, die du in diesem erhalten (bspw. Eingangsrechnungen) oder ausgestellt hast (bspw. Ausgangsrechnungen).
Beispiel: Für Januar 2022 lädst du alle Belege hoch, die du zwischen dem 01.01.2022 und dem 31.01.2022 erhalten und gestellt hast, auch wenn das Belegdatum z.B. der 31.12.2021 ist.
Bitte sortiere deine Belege in die folgenden Kategorien ein, da auch DATEV Unternehmen online auf diese Kategorien aufbaut:
| Kategorie | Inhalt |
| Rechnungseingang | Rechnungen, die du bekommen hast (Achtung: Bar oder privat gezahlte Belege gehören hier nicht hin!) |
| Rechnungsausgang | Rechnungen, die du gestellt hast |
| Kasse | nur falls du eine Kasse führst, die bar bezahlten Belege / Geldeingänge |
| Sonstige | Löhne und Gehälter, Reisekosten und Auslagen etc. |
Individuelle Belegkategorien sind möglich, im Regelfall aber nicht erforderlich. Wenn du dies für sinnvoll hältst, melde dich bei uns. Wir empfehlen dir, deine Belege schon in einer individuellen Ordner-Struktur auf deinem PC zu sortieren. Eine Empfehlung findest du hier: Buchführungsoptimierung & unsere Arbeitsgrundsätze.
III. Upload-Knigge
Knigge #1: Mache dich mit dem Funktionsumfang des Portals vertraut
- Portal: https://www.datev.de/web/de/mydatev/online-anwendungen/datev-unternehmen-online/
- Anleitung: https://apps.datev.de/help-center/products/datev-unternehmen-online
Knigge #2: Mache dich mit den Upload-Wegen vertraut
Möglichkeit 1: Belege per Browser hochladen mit DATEV upload online.
Möglichkeit 2: Belege per Desktop-Software DATEV Belegtransfer hochladen.
Möglichkeit 3: Belege per E-Mail hochladen.
Möglichkeit 4: Smartphone-App „DATEV Upload mobil” aus App-Store herunterladen, aktivieren und damit Belege hochladen (Anleitung).
Knigge #3: Ordne den Belegtyp der richtigen Kategorie zu
Knigge #4: Lade mehrseitige Belege vollständig und als ein Dokument hoch / Lade mehrere Belege getrennt und nicht als ein Dokument hoch
Solltest du aus Versehen mehrseitige Dokumente getrennt oder mehrere Belege als ein Dokument hochgeladen haben, kannst du diese nachträglich noch im Portal bearbeiten (Anleitung):
Zusammenheften von mindestes zwei markierten Belegen
Heftmenü öffnen
Alle ausgewählten Belege entheften
Weitere Seiten zu bereits zusammen gehefteten Belegen hinzufügen
Knigge #5: Kontrolliere den Beleg-Upload und lösche falsche / doppelte Dokumente
Öffnen Sie die Belegübersicht und markieren Sie den Beleg, klicken Sie dann auf oder ziehen Sie die Maus auf den markierten Beleg und wählen Sie per Rechtsklick den Papierkorb aus.
Knigge #6: Hefte an jede Bankbuchung einen Beleg, wenn du keinen vollständigen Beleg-Upload sicherstellen kannst
Solange du uns deine Belege vollständig bereitstellst, ist es nicht nötig, dass du deine Belege an die Bankbuchung in Bank online heftest. Solltest du jedoch Schwierigkeiten haben, den Überblick zu behalten oder sollte es wiederholt vorkommen, dass wir wesentliche Belege nachfordern müssen, musst du zur Selbstkontrolle jeden Beleg an die Bankbuchung heften, wie im folgenden Video gezeigt (bitte Einrichtung nicht vergessen, s. dazu das zweite Video):
Wie du das Bankkonto anlegst und einrichtest, siehst du hier:
